工事関係の文書をメールで送るときの文例テンプレート集（コピペOK）

工事が完了すると、完成図書（竣工書類）を社内や発注者へメールで提出する場面はよくあります。しかし、

…といった悩みを抱える人は多いものです。

特に建設業界は書類の形式・ルールが厳しく、「メール文面に気をつかうのが意外と大変」という声も少なくありません。

そこで本記事では、 そのままコピペで使えるメールの文面テンプレート を目的別にまとめました。
社内向け・発注者向け・外注業者向けなど、状況に応じて使える実用的なフォーマットを紹介します。

打合せ・文書は「フォーマット化」して効率的に

→ 完成図書をメールで送る際は、目的に合わせた“定型文フォーマット”を使うのが最も効率的です。

打合せ・書類提出などをメールで正しい情報を丁寧に届ける

文章のトーンや必要情報が相手によって異なり、都度作成していると時間がかかる上、ミスも増えるためです。

• 発注者への送付 → 丁寧で正式な文面が必要
• 社内共有 → 端的・簡潔
• 外注業者 → 指示・確認事項が明確であるべき
• データの大きさ、ファイル名、注意点など伝えるべき内容も多い

このように、状況に合わせた文章を毎回ゼロから作るのは非効率です。

メール文面のフォーマット

→ そのため、用途ごとの“ひな形（テンプレート）”を用意すると非常に便利です。

下のキャプションボックス（青い枠）のテキストをコピーできます。

① シンプルな送付文のフォーマット

②　添付ファイルの説明を入れる丁寧版

③ データ容量が大きい場合（データ送信サービスなどを使った場合）

④　急ぎのときでも失礼にならない文例

⑤　簡潔で丁寧な文例フォーマット

⑥　社内向けの文例フォーマット

使用資材の承認図・試験成績表を送付するときの文面（メールフォーマット）

①　承認図や仕様書、試験成績表などを送付する例文（もっとも一般的・丁寧）

②　簡潔でスピーディーな例文（添付ファイルに詳細が記載している場合）

③　追加提出として送る場合

使用資材の承認図・試験成績表を 提出を依頼するとき の文面

①　通常の依頼・ていねいな内容

②　急ぎの場合の例文

③　不足資料の再依頼

施工体制台帳（安全書類）の文例・フォーマット

施工体制台帳の提出依頼

安全書類送付時（送る側）

見積依頼の文面

見積依頼の文例

見積書送付（提出側）

メールに記載する文面のポイント

建設業のメール冒頭で使える一文（おすすめ）

定番で無難（最もよく使われる）

• お世話になっております。
• いつもありがとうございます。
• お疲れ様です。（社内・取引先でも使われることが多い）
• 平素よりありがとうございます。

相手の負担を減らし、すぐ本題に入るとき

• 急ぎませんので、お手すきの際にご確認ください。
• 要点のみ連絡いたします。
• 簡単ですが、以下ご連絡いたします。
• まずは要件のみ失礼いたします。
• ○○について、下記ご連絡申し上げます。

相手の状況に配慮した柔らかい表現

• ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
• お忙しい中恐縮ですが、ご確認いただけますと助かります。
• 無理のない範囲でご対応いただければと思います。
• ご負担にならない時で大丈夫です。

書類の依頼・送付に向いている一文

• 書類一式をお送りしますので、ご確認をお願いします。
• 以下の書類について、ご対応をお願いしたくご連絡しました。
• ご提出いただきたい資料について連絡いたします。
• 資料に不足等ありましたらお知らせください。

現場・施工関連の連絡向け

• 本日の作業状況について共有します。
• 現場での確認事項があり、ご連絡しました。
• 念のため、情報を共有させていただきます。
• トラブル防止のため、下記ご確認お願いします。

柔らかく印象を良くしたいとき（使いやすい）

• いつも迅速なご対応に感謝しています。
• 相談したいことがあり、ご連絡しました。
• 念のためご報告いたします。
• ご参考までに共有します。

現場で嫌がられないメールのコツ

• 件名には「何の工事」「何の依頼か」を入れる（必要に応じて工事番号も）
• 期限を明記する（いつまでに）
• 必要書類を箇条書きにする（なにを伝えるメールなのか）
• 長文より「端的・必要最低限」に

読みやすく、丁寧すぎない表現

建設業界のメールでは、丁寧さは必要ですが、
「いたします」「いただく」「ございます」など、漢字で読むと固く見える敬語を過剰に使うと、文面が堅苦しく、読みにくい印象になります。

致します→いたします
頂く→いただく
御座います→ございます　・・など

そのため、このサイトで紹介するフォーマットでは、

• 読みやすさを優先して、ひらがなにできる敬語はひらがな表記にする
  （例：していただく → していただければ、お願いいたします → おねがいします）
• 専門書類の名称だけを漢字で明確に書く
• 文章は端的で簡潔、相手が“すぐ理解できる”ことを最優先にする

というルールを意識しています。

特に施工体制台帳、完成図書、承認図、試験成績表など、添付書類が多いメールでは、文章が長くなるほど読み手の負担が増えます。

読みやすく・誤解がない・失礼にならない
という絶妙なバランスを重視しています。

使い方のコツ

• 漢字にしないだけで印象が大きく変わる
  • ×　ご確認 頂き ありがとうございます
  • ○　ご確認 いただき ありがとうございます
• 難しすぎる敬語を避ける
  • ×　よろしく お願い申し上げます
  • ○　よろしく お願いいたします（または簡潔に「お願いします」）
• 二重敬語を避ける
  • ×　ご確認して いただけましたら幸いです
  • ○　ご確認 いただけると助かります

「差し支えなければ／よろしければ／聞き方」の表現バリエーション

文章のやわらかさや丁寧さを保ちつつ、言いすぎない・重すぎない表現を集めました。

例文：

お手すきの際で構いませんので、承認図をご確認いただけますか。

差し支えなければ、データをご送付いただけると助かります。

「よろしければ」の代わり

例文：

• よろしければ、修正案をお知らせいただければ助かります。
• 問題なければ、この内容で進めます。

「伺えれば／教えていただければ」の代わり（柔らかい聞き方）

文面がよりスマートに見える「締めの一文」例

・「資料確認後、ご承認いただければ幸いです。」
・「ご多忙のところ恐縮ですが、ご対応のほどお願いいたします。」
・「不足分があればお知らせください。」
・「工程の都合上、早めのご提出をお願い申し上げます。」

メール送信前に済ませておきたい「ウイルスチェック」

メールで施工書類や図面、承認資料などのファイルを送信する際は、念のためパソコンでウイルスチェックを行ってから送信することが大切です。

最近はウイルス感染による情報漏えいやファイル破損のリスクがあり、受信者の安全を守るためにも送信前の確認が必要です。特に建設現場や事務所で扱う図面や仕様書は、重要な情報が含まれるため、安心してやり取りできるようにウイルスチェックは習慣化しておくと安心です。

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● 業務効率をさらに上げたい方へ

書類の作成・送付は、慣れるとスムーズになりますが、日々の仕事の質を上げるにはちょっとした投資も効果的です。
最近では、建設業や事務業務に役立つアイテムとして、以下の3つが特に人気があります。

【1】ビジネス書籍（文章・思考力を伸ばしたい方向け）

メール文面の作成や現場との調整を行う上で、言葉選びや論理的な説明力は非常に重要です。
ベストセラーのビジネス書は、

• 伝わる文章の組み立て方
• 相手の立場を踏まえたコミュニケーション
• 時短思考・判断のコツ
  など、「今日から使えるスキル」が身につくため、現場管理者・若手技術者問わず愛用者が多いジャンルです。

いちばんわかりやすい ビジネス文書 書き方とマナー

「同じことを説明しているのに、相手の理解度が違う」
と感じる人は、一冊読んでおくと業務がかなりラクになります。

【2】外付けSSD（図面・写真データの管理に最適）

建設現場では、

• 図面
• 施工写真
• 試験成績書
• 完成図書一式
  など、容量の大きいデータを扱うことが多く、PCの保存領域が不足しがちです。

最近の外付けSSDは

• 軽量・コンパクト
• 読み書きが高速（USB3.2対応など）
• 衝撃に強い
  ため、持ち運べる図面庫として非常に便利です。

データ整理のストレスを減らし、
「必要なファイルをすぐ取り出せる」
というだけで、毎日の業務スピードが大きく変わります。

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【3】ポータブルスキャナー（紙の書類をその場で電子化）

工事の書類はまだまだ紙が多く、

• 打合せメモ
• 検査書類
• 手書き図
• 承認印のある資料
  など、電子化したい場面が頻繁にあります。

ポータブルスキャナーがあれば、
現場・事務所・車内でもすぐPDF化できるため、
「戻ってからスキャンし忘れた」というトラブルが激減します。

完成図書の作成やメール送信もスムーズになり、
書類管理のストレスを大きく減らしてくれるアイテムです。

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